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Assistant d'établissement et appel d'offres H/F
CDI
Entre 30 et 40K€
La Forêt-Fouesnant (29)
15/04/2024
POSTULER
Setec énergie environnement est une filiale du groupe Setec (3600 collaborateurs), un leader Français de l’ingénierie.
Acteur engagé des transformations de notre société au regard des enjeux environnementaux actuels, setec énergie environnement associe une approche systémique entre énergie et environnement et une expertise pointue sur des projets complexes pour proposer aux porteurs de projet privés et publics en France et à l’international une approche novatrice à travers trois grands axes :
- La préservation des milieux
- L’optimisation des ressources
- La décarbonation et énergies décarbonées
Grace à ses nombreux domaines d'expertise/métiers, setec énergie environnement propose des prestations de haut niveau techniques et stratégiques, depuis les études amont et la conception, durant la réalisation et jusqu’au suivi des installations, sur des projets d’envergure en France et à internationale.
Avec ses 130 collaborateurs, setec énergie environnement est une société à taille humaine. Répartis sur 7 établissements en France, à Paris (siège social), Lyon, Nantes, Lille, La Forêt-Fouesnant, Toulon et Bordeaux, nos collaborateurs sont des professionnels de haut niveau qui travaillent en mode projet au sein d’équipes pluridisciplinaires et qui œuvrent quotidiennement pour accompagner nos clients dans des projets et modèles plus durables.
MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES
Dans le cadre de son développement, setec énergie environnement recrute en CDI un(e) Assistant(e) pour notre établissement de La-Forêt-Fouesnant (30 collaborateurs).
Rattaché(e) au Responsable d’Etablissement, vous interviendrez sur les missions principales suivantes :
Assistanat et secrétariat d’établissement :Assurer le standard téléphonique ;
Gérer les déplacements des collaborateurs : ordres de mission, réservations des hôtels, trains, avion, véhicules de location, cartes SNCF, etc…
Organiser les événements internes et externes (formations, réunions, réceptions, déménagement) : invitations, contenu, logistique, repas...
Assurer la gestion des véhicules de l’établissement (prise de RDV avec les garages, suivi de l’entretien des véhicules en lien avec la responsable de la flotte automobile) ;
Assurer le bon fonctionnement administratif de l’établissement en lien avec le Responsable d’établissement ;
Gérer les services généraux, les relations avec les fournisseurs et sous-traitants de l’établissement (accueil, ménage, courrier, poubelles, prestataires/artisans, fournitures, …) et leur facturation.
Missions RH :Participer à l’accueil (clefs, réception du matériel informatique, renseignements, réponses aux questions…) et à l’intégration des nouveaux arrivants (salariés, stagiaires, prestataires…) ;
Informer et relancer les collaborateurs de l’établissement sur les obligations de fin de mois (outil de gestion du temps, facturation, relance règlements, notes de frais, …) ;
Suivi des visites médicales obligatoires des collaborateurs (embarquement en mer, plongeur, formation GWO, visite simple) ;
Assurer le suivi administratif avec les collaborateurs (certificat à jour des plongeurs, équipement vestimentaire, demandes d’avance de frais…) ;
Vérifier et faire valider les décomptes d’heures de nuit, d’heures supplémentaires et de récups. Renseigner et tenir à jour les outils de suivi de ces décomptes.
Missions commerciales :Télécharger les dossiers de consultation des entreprises, assister les responsables d’offres dans la préparation des pièces administratives (y compris celles des sous-traitants), montage de l’offre, envoi et suivi des offres, alimentation de notre outil CRM ;
Dématérialiser sur les plateformes publiques ou privées les réponses à appel d’offres.
Missions en lien avec les responsables d’affaire :Suivre les documents administratifs et spécifiques liés aux fournisseurs et sous-traitants ;
Suivre et créer les fiches de référence et suivre les attestations de bonne fin d’étude.
Acteur engagé des transformations de notre société au regard des enjeux environnementaux actuels, setec énergie environnement associe une approche systémique entre énergie et environnement et une expertise pointue sur des projets complexes pour proposer aux porteurs de projet privés et publics en France et à l’international une approche novatrice à travers trois grands axes :
- La préservation des milieux
- L’optimisation des ressources
- La décarbonation et énergies décarbonées
Grace à ses nombreux domaines d'expertise/métiers, setec énergie environnement propose des prestations de haut niveau techniques et stratégiques, depuis les études amont et la conception, durant la réalisation et jusqu’au suivi des installations, sur des projets d’envergure en France et à internationale.
Avec ses 130 collaborateurs, setec énergie environnement est une société à taille humaine. Répartis sur 7 établissements en France, à Paris (siège social), Lyon, Nantes, Lille, La Forêt-Fouesnant, Toulon et Bordeaux, nos collaborateurs sont des professionnels de haut niveau qui travaillent en mode projet au sein d’équipes pluridisciplinaires et qui œuvrent quotidiennement pour accompagner nos clients dans des projets et modèles plus durables.
MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES
Dans le cadre de son développement, setec énergie environnement recrute en CDI un(e) Assistant(e) pour notre établissement de La-Forêt-Fouesnant (30 collaborateurs).
Rattaché(e) au Responsable d’Etablissement, vous interviendrez sur les missions principales suivantes :
Assistanat et secrétariat d’établissement :Assurer le standard téléphonique ;
Gérer les déplacements des collaborateurs : ordres de mission, réservations des hôtels, trains, avion, véhicules de location, cartes SNCF, etc…
Organiser les événements internes et externes (formations, réunions, réceptions, déménagement) : invitations, contenu, logistique, repas...
Assurer la gestion des véhicules de l’établissement (prise de RDV avec les garages, suivi de l’entretien des véhicules en lien avec la responsable de la flotte automobile) ;
Assurer le bon fonctionnement administratif de l’établissement en lien avec le Responsable d’établissement ;
Gérer les services généraux, les relations avec les fournisseurs et sous-traitants de l’établissement (accueil, ménage, courrier, poubelles, prestataires/artisans, fournitures, …) et leur facturation.
Missions RH :Participer à l’accueil (clefs, réception du matériel informatique, renseignements, réponses aux questions…) et à l’intégration des nouveaux arrivants (salariés, stagiaires, prestataires…) ;
Informer et relancer les collaborateurs de l’établissement sur les obligations de fin de mois (outil de gestion du temps, facturation, relance règlements, notes de frais, …) ;
Suivi des visites médicales obligatoires des collaborateurs (embarquement en mer, plongeur, formation GWO, visite simple) ;
Assurer le suivi administratif avec les collaborateurs (certificat à jour des plongeurs, équipement vestimentaire, demandes d’avance de frais…) ;
Vérifier et faire valider les décomptes d’heures de nuit, d’heures supplémentaires et de récups. Renseigner et tenir à jour les outils de suivi de ces décomptes.
Missions commerciales :Télécharger les dossiers de consultation des entreprises, assister les responsables d’offres dans la préparation des pièces administratives (y compris celles des sous-traitants), montage de l’offre, envoi et suivi des offres, alimentation de notre outil CRM ;
Dématérialiser sur les plateformes publiques ou privées les réponses à appel d’offres.
Missions en lien avec les responsables d’affaire :Suivre les documents administratifs et spécifiques liés aux fournisseurs et sous-traitants ;
Suivre et créer les fiches de référence et suivre les attestations de bonne fin d’étude.
PROFIL
Profil :
De formation supérieure de niveau Bac+2 en secrétariat ou assistanat de direction, vous avez une expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire. Vous avez déjà travaillé dans le domaine des appels d’offres et vous êtes doté(e) de fortes capacités de rigueur et d’organisation.
De plus, vous êtes à l'aise sur Excel notamment pour réaliser des formules et votre orthographe est irréprochable.
Vous êtes reconnu pour vos qualités de dynamisme, de réactivité et de rigueur.
Vous savez gérer les priorités.
Enfin, vous appréciez travailler en équipe et partager des moments de convivialité.
Conditions :
CDI
Rémunération selon profil et expériences
Primes intéressement et participation
Poste basé à La Forêt Fouesnant
Poste à pourvoir dès que possible
Si vous recherchez :
Une entreprise à taille humaine, riche de la diversité de ses métiers, nous recrutons des ingénieurs, des universitaires. Tous les profils sont les bienvenus, nous apprécions la capacité à sortir du cadre, à raisonner autrement.
Travailler chez setec énergie environnement, c’est :
donner du sens à son travail en intervenant sur des projets ambitieux et innovants, qui ont un impact social et environnemental
des responsabilités et de l’autonomie, avec de réelles opportunités d’évolutions
du télétravail et de la flexibilité dans des espaces de travail confortables et spacieux
travailler au sein d’équipes dynamiques et multi établissements
rejoindre la communauté Ingénieur & Citoyen
des afterworks et des petits-déjeuners
des évènements, des séminaires, une journée annuelle, bref des moments de convivialité mémorables !
Si cela fait sens pour vous, rejoignez-nous ! Vous bénéficierez d’un parcours d’intégration personnalisé et d’un accompagnement tout au long de votre évolution professionnelle.
Setec énergie environnement encourage la diversité. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Profil :
De formation supérieure de niveau Bac+2 en secrétariat ou assistanat de direction, vous avez une expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire. Vous avez déjà travaillé dans le domaine des appels d’offres et vous êtes doté(e) de fortes capacités de rigueur et d’organisation.
De plus, vous êtes à l'aise sur Excel notamment pour réaliser des formules et votre orthographe est irréprochable.
Vous êtes reconnu pour vos qualités de dynamisme, de réactivité et de rigueur.
Vous savez gérer les priorités.
Enfin, vous appréciez travailler en équipe et partager des moments de convivialité.
Conditions :
CDI
Rémunération selon profil et expériences
Primes intéressement et participation
Poste basé à La Forêt Fouesnant
Poste à pourvoir dès que possible
Si vous recherchez :
Une entreprise à taille humaine, riche de la diversité de ses métiers, nous recrutons des ingénieurs, des universitaires. Tous les profils sont les bienvenus, nous apprécions la capacité à sortir du cadre, à raisonner autrement.
Travailler chez setec énergie environnement, c’est :
donner du sens à son travail en intervenant sur des projets ambitieux et innovants, qui ont un impact social et environnemental
des responsabilités et de l’autonomie, avec de réelles opportunités d’évolutions
du télétravail et de la flexibilité dans des espaces de travail confortables et spacieux
travailler au sein d’équipes dynamiques et multi établissements
rejoindre la communauté Ingénieur & Citoyen
des afterworks et des petits-déjeuners
des évènements, des séminaires, une journée annuelle, bref des moments de convivialité mémorables !
Si cela fait sens pour vous, rejoignez-nous ! Vous bénéficierez d’un parcours d’intégration personnalisé et d’un accompagnement tout au long de votre évolution professionnelle.
Setec énergie environnement encourage la diversité. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
